Welche Angaben müssen auf einer Quittung stehen?
Eine Quittung bestätigt den Erhalt einer Zahlung und sollte so gestaltet sein, dass sie im Streitfall oder bei einer steuerlichen Prüfung als nachvollziehbarer Nachweis anerkannt wird. Welche Angaben erforderlich sind, hängt vom Zweck der Quittung und vom Betrag ab.
Pflichtangaben bei einfachen Quittungen (z. B. privat, bis 250 €)
Für einfache Zahlungsbestätigungen – etwa zwischen Privatpersonen – sind folgende Angaben üblich:
- Name des Zahlungsempfängers (Wer hat das Geld erhalten?)
- Datum der Zahlung (Wann wurde gezahlt?)
- Betrag in Ziffern und Worten (z. B. 150,00 € – „einhundertfünfzig Euro“)
- Zahlungsgrund (z. B. „für Fahrradverkauf am 01.07.2025“)
- Ort der Ausstellung
- Unterschrift des Empfängers
Diese Angaben reichen für eine privat ausgestellte Quittung in den meisten Fällen aus. Umsatzsteuer darf nicht ausgewiesen werden, wenn der Aussteller keine unternehmerische Tätigkeit mit Steuerpflicht ausübt.
Erweiterte Angaben bei Quittungen über 250 € (steuerlich relevant)
Sobald die Quittung zur steuerlichen Geltendmachung verwendet wird und der Betrag 250 € brutto übersteigt, gelten die Anforderungen einer vollständigen Rechnung nach § 14 UStG:
- Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
- Name und Anschrift des Zahlenden
- Fortlaufende Quittungs- oder Rechnungsnummer
- Ausstellungsdatum
- Datum der Leistung oder Lieferung
- Art und Menge der Leistung oder Ware
- Netto-Betrag
- Umsatzsteuerbetrag und -satz (z. B. 19 %)
- Gesamtbetrag brutto
Alternativ – wenn der Aussteller Kleinunternehmer ist – muss statt Umsatzsteuer folgender Hinweis enthalten sein:
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Zusätzlicher Hinweis für Barzahlungen über 10.000 €
Bei Barzahlungen im geschäftlichen Kontext ab 10.000 € besteht eine gesetzliche Pflicht zur Identitätsprüfung nach dem Geldwäschegesetz. In diesen Fällen sollte zusätzlich dokumentiert werden:
- Name, Anschrift und Geburtsdatum des Zahlenden
- Art und Nummer eines gültigen Ausweisdokuments
- Ort und Datum der Ausweiskontrolle
Zusammenfassung
Die Quittung sollte stets vollständig, nachvollziehbar und leserlich sein. Für private Zwecke genügt eine einfache Form. Für Geschäftsvorgänge mit steuerlicher Relevanz sind zusätzliche Angaben vorgeschrieben. Die rechtssichere Gestaltung ist besonders bei höheren Beträgen und bei Vorsteuerabzug wichtig.